在《咖门》的走访调查中,很多咖啡馆老板不善开会。开起会来,或草草了事员工听完一脸懵逼,或拖泥带水开得大家直打瞌睡。
这样的会议,没效率、没效果。
如果你真的把开咖啡馆当成一门生意而非玩具,那么给员工开会就成为一种必要。它能提醒你,这门生意不是想象中安逸、悠闲、轻松的生活出口;当然,对你的员工也同样适用。
那么,像咖啡馆这样的饮品店,到底应该怎样给员工开会?有哪些细节要注意?
1不是所有问题都要开个会!
先明确一点:不是所有问题都有必要开会。作为boss,你首先要弄清的是“为这事儿开会到底值不值得”。
客观上讲,企业开会的成本相当高。尤其在时间上,你的咖啡师、店员、保洁阿姨都并不如你想象的那样清闲。
从他们的岗位离开进入会议,即使全程游离放空(你当然不希望这样吧),再到回到各自岗位进入工作状态,期间的转换,可并非单单一个会议的时长。
那么,什么事儿值得会呢?
一般而言,有重要事项发布、经营动向变化、需要全员参与的决议时,才有开全体会的必要。
否则,请明确参会的具体人员。
对了,请不要轻易放话说“对了那谁你没事儿也来听听”。你说员工是去还是不去呢?
2会前准备,你称职吗?
“保洁阿姨,桌椅擦干净点~”“店员妹子,放好纸笔,投影仪摆正了~”“咖啡师小哥,上几杯咖啡,得显示出咱的调性来~”
好了,一切看来都如此Perfect。真的是这样么?事实上,没有效率,一切讲究都是白讲究。
会前准备重要的是——
提前足够的时间通知员工,做参会准备。
比如,告诉他们会议的议题是什么?有哪些要点需要讨论?是否需要发言或投票?
这个过程实际上也在帮你梳理会议议程,具体需要根据诉求来定。
一般来说,会议过程分为3部分——
1、“做报告”入手,这是你(会议主持)的说明时间,此时与会者尚处于暖场状态,需要进入状态;2、中间为“议题讨论”,是会议的重中之重;3、最后“出结果”,对议题进行表决、公布决策。
非专门头脑风暴的会议,一般控制在30分钟内为宜。
许多公司会以周为单位定期开例会,对于咖啡馆来说,不是不能保留。但值得注意的是,例会往往与讨论会议不同,一般是梳理前阶段的营业状态和对下周期工作进行部署。
因此,比起员工,更应该“当回事儿”的是会议组织者。确立例会模式,准备好发言内容,切忌拖泥带水。
3控场,比自我表达更重要
根据会议内容的不同,开会的座位安排有不同的讲究。
简报式会议,一般采用剧院式座位安排;动脑式会议,一般采用圆桌式座位安排;训练式会议,一般采用马蹄式座位安排。
▲ 剧院式、圆桌式、马蹄式
在咖啡馆中,圆桌式安排似乎更为普遍,这点其实无需过于苛求。作为会议主导者,如果会议需要讨论,更应该关注的是“控场”,主要提两点:
① 充分讨论,单独发言,注意平等
由于性格差异,尽管有些员工不习惯在这样的场合下发言,但不意味着其没有自己的思考判断,他们的意见同样具有分量。
——发言应以组织者(主持人)为统一出口,避免不必要的相互辩论;
——每人每次发言的时间应设限,对同一议题每人的发言次数也应有所限制。
② 一时一事一议
《罗伯特议事规则》有这样一个原则:发言不得偏离当前待决的问题。只有在一个动议处理完毕后,才能引入或讨论另外一个动议。
内容“无限发散”是许多会议低效的一个重要原因——
讨论着A话题,讲着讲着扯到B,又觉得B有必要深入,结果从B到C、从C到D、E……俩仨小时那都不是事儿,再抱怨抱怨“奇葩顾客”……
看似充实完满、其乐融融、过瘾无比,实际A话题还没有解决。甚至,A话题是什么来着?
在会议中做好控场工作,比那些“不允许带手机、不允许交头接耳”等考试般的规矩更有效用。
4只开会没落实?不答应!
对于动脑式会议来说,需要在会上形成决议并跟进执行,否则会导致会议的作用无法体现。如果结果需要进一步完善,应该给出具体时间,在与会人员中公布。
怕是那种,过程中聊得特别High,改变的大道理说了一堆,会议结束了一切照旧的。
削减的,可能不只是店员对于会议的热情。
或许你不情愿,但开会对咖啡馆来说,确是一件值得重视的事情。
身处服务行业,咖啡师、店员在一线每天与消费者打交道,会议是极佳的信息收集与反馈平台。
效果如何或许不那么立竿见影,但老板与店员之间的交流,是做好管理的基础。
哪怕早上设个5分钟的“咖啡时间”,跟员工一起交流下《咖门》当日的推文,也是个不错的选择嘛!
●END●作者:啡姐丨统筹:咖sir本文为咖门原创,未经许可请勿转载。商务合作、内容转载加微信:yantairan